Stellen Sie sich folgende Situation vor. Nachts liegen Sie im Bett, gemütlich in die Kissen gekuschelt. Langsam fallen Ihnen die Augen zu und dann, plötzlich, schießt Ihnen ein Gedanke durch den Kopf: „Auweia, ich habe vergessen, die E-Mail des Chefs zu beantworten!“.
Solche Versäumnisse zeugen nicht etwa von zu wenig Engagement im Büro. Vielmehr treten sie auf, wenn Sie zu viele Aufgaben gleichzeitig erledigen wollen. Dann ist der Kopf sprichwörtlich voll und einzelne Dinge geraten leichter in Vergessenheit.
Wer sich das – und damit auch schlaflose Nächte – ersparen möchte, sollte seine E-Mails nach der Getting-Things-Done-Methode organisieren.
GTD – so bringen Sie Struktur in Ihre E-Mail-Kommunikation
Getting-Things-Done oder kurz GTD ist eine Selbstmanagement-Methode, entwickelt vom US-amerikanischen Produktivitätsberater David Allen. Sie zielt darauf ab, die eigenen Gedanken zu strukturieren und dadurch die Produktivität auf Arbeit oder im Alltag zu steigern.
Die Methode funktioniert dabei nach einem einfachen Prinzip. Jedes To-Do eines Tages – selbst das kleinste – wird aufgeschrieben, um keine Aufgabe zu versäumen.
Dadurch entsteht eine übersichtliche To-Do-Liste, auf der Sie alles Unerledigte gesammelt sehen. So können Sie bevorstehende Pflichten nicht nur effizienter planen. Auch das eigene Zeitmanagement wird optimiert.
Doch wie lässt sich die Methode nun auf die E-Mail-Kommunikation übertragen?
Dafür sollten Sie sich zunächst selbst beobachten. Wie gehen Sie mit einer eingehenden Mail um?
E-Mails als asynchrones Kommunikationsmittel
Bei vielen Menschen verläuft der Umgang mit einer eintreffenden E-Mail nach einem ähnlichen Prinzip:
- Der Computer zeigt mit einem „Ping“ eine neue Nachricht im Posteingang an.
- Man unterbricht die derzeitige Tätigkeit, öffnet das E-Mail-Postfach und klickt die eingegangene Nachricht an.
- Dann schreibt man eine Antwort, sofern sie erforderlich ist.
Was zunächst logisch klingen mag, nimmt in Wirklichkeit unnötig Zeit weg – und das bei jedem einzelnen Schritt.
Sinnvoller ist es, die Alarmfunktion des Posteingangs zu deaktivieren und E-Mails nur zu festgelegten Zeiten zu bearbeiten.
Schließlich handelt es sich bei ihnen anders als etwa bei Telefonanrufen um asynchrone Kommunikationsmittel. Das bedeutet, sie erfordern in den allermeisten Fällen keine sofortige Reaktion.
Denn der Kommunikationspartner wartet in aller Regel nicht mit geöffnetem Posteingang auf eine Antwort. Stattdessen widmet er sich anderen Aufgaben, bis schließlich die Antwortmail eingeht.
Und was bedeutet das für Sie?
Ihnen bleibt ausreichend Zeit, um Ihre E-Mails so zu organisieren, dass Sie sie strukturiert abarbeiten können. Dabei können Ihnen sowohl die Getting-Things-Done-Methode als auch das Inbox-Zero-Prinzip helfen.
Inbox-Zero und GTD in der E-Mail-Organisation
Mehr als sieben Stunden verbringen Erwachsene täglich vor dem Bildschirm. Hauptverantwortlich dafür ist der digitale Medienkonsum. Doch auch eine ineffektive E-Mail-Kommunikation kann uns sprichwörtlich ans Display fesseln.
So verbringt man in einem Bürojob bis zu einem Drittel der täglichen Arbeitszeit damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten.
Um sich nicht über den Tag verteilt immer wieder mit eingehenden E-Mails befassen zu müssen, empfiehlt sich das Inbox-Zero-Prinzip. Das bedeutet:
- Sie öffnen Ihren Posteingang nur ein- oder zweimal täglich.
- Sie arbeiten alle eingegangenen Nachrichten nacheinander ab.
- Dabei lesen Sie die E-Mails nach der GTD-Methode nur einmal, bevor Sie sie archivieren oder entfernen.
- Ist der Posteingang leer, schließen Sie ihn.
Damit die Getting-Things-Done-Methode bei der E-Mail-Organisation funktioniert, ist übrigens das folgende Vorgehen sinnvoll:
- Legen Sie alle rein informativen E-Mails, die keine Aktion Ihrerseits erfordern, direkt im Archiv ab.
- Lässt sich die in der Mail gestellte Aufgabe in kurzer Zeit – in maximal fünf Minuten – erledigen, schreiten Sie sofort zur Tat. Die Mail können Sie anschließend archivieren oder löschen.
- Brauchen wichtige Aufgaben mehr Zeit für die Erledigung, markieren Sie die entsprechende E-Mail. Oder Sie verlegen sie in einen eigenen E-Mail-Ordner, den Sie mit „Unerledigt“ beschriften. Später können Sie sich diesen To-Dos widmen.
Gehen Sie bei der E-Mail-Kommunikation strikt nach diesen beiden Methoden vor, werden keine Aufgaben übersehen, beeinträchtigen jedoch auch nicht Ihr persönliches Zeitmanagement. Achten Sie jedoch immer darauf, dringende E-Mails innerhalb von 24 Stunden zu beantworten.
